XML sau PDF: care este factura în e-Factura?
Ai primit un e-mail cu un XML, uneori însoțit de un PDF, uneori nu — și nu e mereu clar pe care să-l păstrezi. Răspunsul scurt: sistemul RO e-Factura este construit în jurul fișierului XML, iar PDF-ul este doar o variantă pentru citire.
Ce este fișierul XML
Fișierul XML este documentul pe care furnizorul îl generează și pe care sistemul RO e-Factura îl transmite și îl verifică. Este formatul pe care l-am explicat pe scurt aici — un format structurat, gândit pentru citire automată, nu pentru citire directă de către un om.
Ce este reprezentarea PDF
Un PDF alăturat unei e-Facturi este o reprezentare generată separat de XML — fie de furnizor, fie ulterior, de un instrument precum XML în PDF. Chiar și ANAF pune la dispoziție un instrument separat pentru transformarea XML în PDF, nu invers — un indiciu clar că, în acest sistem, XML-ul este fișierul de bază, iar PDF-ul este derivat din el.
De ce cele două arată atât de diferit
XML-ul conține exact aceleași date ca PDF-ul, dar organizate pentru procesare automată, nu pentru citire. PDF-ul aranjează aceleași informații într-un format vizual, familiar unei facturi clasice. Ambele pornesc din același conținut — doar forma diferă.
Ce informații conțin
Un PDF generat corect dintr-un XML e-Factura ar trebui să arate aceleași informații: furnizor, client, linii facturate, TVA și totaluri. Dacă observi o diferență între cele două, tratează XML-ul ca sursă corectă — PDF-ul este doar reprezentarea lui.
Când este util PDF-ul
PDF-ul este util pentru citire rapidă, print sau trimitere către cineva care nu are nevoie de fișierul original — de exemplu, o confirmare vizuală trimisă unui coleg. Nu este însă un înlocuitor al XML-ului pentru scopuri contabile sau de arhivare.
Ce ar trebui să păstrezi
Recomandăm să păstrezi fișierul XML original, nu doar PDF-ul — este documentul generat și procesat de sistemul RO e-Factura. Pentru cerințele exacte de arhivare fiscală (durată, format, cine este responsabil), verifică cu un contabil sau cu sursele oficiale de mai jos — nu ne substituim acestei confirmări aici.
Ce poți face în UBLio
Transformă XML-ul într-un PDF lizibil
Dacă vrei doar să citești rapid factura, fără să generezi un fișier nou, folosește Vizualizare e-Factura — deschide XML-ul direct în browser, fără upload. Pentru o privire mai detaliată asupra a ce conține fișierul, vezi și structura unui XML e-Factura.
Întrebări frecvente
XML-ul și PDF-ul conțin aceleași informații?
De regulă da, dar PDF-ul este o reprezentare generată separat de XML. Dacă cele două par să difere, tratează XML-ul ca sursă — el este fișierul citit și procesat de sistemul RO e-Factura.
Pot păstra doar PDF-ul, fără fișierul XML?
Nu recomandăm asta. Fișierul XML este cel generat, transmis și verificat de sistemul RO e-Factura — pentru cerințele exacte de arhivare fiscală, verifică cu un contabil sau cu sursele oficiale de mai jos.
De ce am primit doar XML, fără niciun PDF?
Nu orice furnizor generează și un PDF alăturat. Poți genera unul tu, oricând, cu XML în PDF.
UBLio poate genera un PDF dintr-un fișier XML?
Da — XML în PDF transformă factura XML într-un document PDF lizibil, local, direct în browser.
Surse oficiale
Sursă oficială: Ministerul Finanțelor — RO e-Factura.