Ce înseamnă codurile 380 și 381 pe o e-Factură

Undeva în antetul unui XML e-Factura apare un cod scurt — de obicei 380 sau 381 — care spune ce fel de document este, înainte de orice altceva.

Unde apare acest cod

Codul tipului de document (câmpul oficial BT-3) apare o singură dată, în antetul facturii, și provine dintr-o listă internațională de coduri standard (UNTDID 1001), restrânsă de EN 16931 și CIUS-RO la un set mic de valori valide pentru RO e-Factura.

Codul 380 — Factură

Cel mai comun cod. Marchează un document de tip factură (Invoice) — cererea de plată standard pentru bunuri sau servicii livrate.

Codul 381 — Notă de credit

Marchează o notă de credit (CreditNote) — un document folosit pentru a corecta sau reduce o factură emisă anterior (de exemplu, un retur sau o corecție de valoare). Spre deosebire de 380, acest cod apare într-un document XML cu element rădăcină propriu, CreditNote, nu Invoice.

Alte coduri pe care le poți întâlni

Conform regulilor CIUS-RO aplicate în prezent, mai poți întâlni:

384 — Factură corectată
389 — Autofactură (emisă de cumpărător, în numele furnizorului)
751 — Factură cu informații contabile

Aceste trei coduri apar, la fel ca 380, în documente cu element rădăcină Invoice — doar 381 folosește elementul rădăcină separat CreditNote.

De ce contează codul corect

Un cod greșit (de exemplu, o notă de credit marcată cu 380) este respins la validare — regula BR-RO-020_1/BR-RO-020_2 din ghidul erorilor de validare verifică exact acest lucru. Codul corect contează și pentru contabilitate: o factură și o notă de credit se înregistrează diferit.

Ce poate procesa fiecare unealtă UBLio

Nu toate uneltele UBLio tratează la fel un document de tip notă de credit (381). În această versiune:

Validator și Validator în lot verifică complet și facturi, și note de credit.
Vizualizare, XML în Excel, XML în PDF, PDF în XML și Procesare în lot recunosc o notă de credit ca tip de document, dar procesează complet doar facturi (cod 380) — o notă de credit este semnalată explicit ca tip de document neacceptat, în loc să fie procesată greșit.

Validează o factură sau o notă de credit

Pentru citirea unei facturi obișnuite (cod 380), folosește Vizualizare e-Factura. Pentru context despre restul structurii XML, vezi structura unui XML e-Factura.

Întrebări frecvente

Pot deschide o notă de credit cu UBLio?

Doar cu Validator sau Validator în lot, care o verifică complet. Vizualizare, XML în Excel, XML în PDF, PDF în XML și Procesare în lot recunosc tipul de document, dar în această versiune procesează complet doar facturi (cod 380).

Ce fac dacă am primit codul greșit pe un document?

Verifică cu emitentul facturii — codul tipului de document (BT-3) trebuie să corespundă conținutului real (factură vs notă de credit) și să fie unul dintre codurile acceptate de CIUS-RO.

O notă de credit este o factură cu valori negative?

Nu structural — este un tip de document propriu (CreditNote), cu element rădăcină și reguli proprii în XML, chiar dacă efectul contabil este adesea o corecție sau o restituire.

Surse oficiale

Codurile de tip de document sunt verificate față de regulile CIUS-RO publicate de Ministerul Finanțelor și rulate direct de UBLio (fișierele Schematron oficiale — vezi de unde vin regulile de validare). Sursă oficială: Ministerul Finanțelor — RO e-Factura.